「新規事業を立ち上げたいのに、なかなか時間が取れない」「日々の業務に追われて、戦略的な仕事に集中できない」——このような悩みを抱えるマネージャーの方は少なくないでしょう。

新規事業の成功は、アイデアや資金だけでなく、それを推進するための「時間」をいかに確保できるかにかかっています。しかし現実には、会議や報告業務、日常のマネジメント業務に忙殺され、本来注力すべき新規事業開発が後回しになってしまうケースが多いのが実情です。

そこで本記事では、忙しいマネージャーが新規事業に集中するための具体的な時間管理術をご紹介します。業務整理の4Cフレームワークから効果的なデリゲーション手法、さらにはチーム全体での時間創出まで、実践的なノウハウを体系的に解説していきます。

時間は有限です。だからこそ、戦略的な時間の使い方を身につけることで、新規事業を成功へと導く道筋を見つけていきましょう。

1. 新規事業が進まない本当の理由――忙しいマネージャーの時間の使い方を見直そう

新規事業の推進が思うように進まない理由は、忙しいマネージャーが時間を適切に使えていないことが大きな要因です。特に、マネージャーは日常業務の遂行に追われ、新規事業に割くべき時間を確保できないことが多々あります。ここでは、今一度、時間の使い方を見直す重要性と具体的なアプローチを考えてみましょう。

効率の悪い時間の使い方

忙しいマネージャーは、次のような非効率的な時間の使い方に陥りがちです。

• 会議に時間を浪費する：意味のない会議や、事前に準備が不十分な会議は、時間の無駄です。参加する前に、会議の目的やアジェンダを確認し、有意義な時間にしましょう。
• 優先順位の付け方が適切でない：タスクが山積みになると、重要な新規事業を後回しにしがちです。目の前の業務に忙殺されず、優先順位を見直すことが求められます。

業務整理が不可欠

新規事業に専念するには、まず業務の整理が必須です。フォーシーズ（4C）を活用し、以下のステップで業務を整理しましょう。

1. Cut (削減)
   無駄な業務や非効率なタスクを思い切って削減します。定期的に振り返りを行い、本当に必要かどうかを再評価することが大切です。

2. Convert (移管)
   自分がやらなければならないタスクと、他の人に任せられるタスクを切り分け、必要に応じて他のリソースに移管しましょう。

3. Combine (結合)
   類似の業務は一つにまとめることで、効率を最大化します。例えば、定期的な報告を一つのセッションにまとめることで、時間を大幅に節約できます。

4. Create (創出)
   業務整理で浮いた時間を、業務の改善や新規事業に活用します。新たなプロセスや仕組みを作ることで、長期的に見ても効率を向上させることができます。

時間の使い方を見直すメリット

時間の使い方を見直すことで、以下のような実質的なメリットが得られます。

• 新規事業に対する明確な焦点：時間を効果的に管理することで、新規事業へとより多くのエネルギーを集中させることができます。
• ストレスの軽減：業務が整理されることで、時間に対する余裕が生まれ、心の余裕も生まれます。
• パフォーマンスの向上：効率的な時間の使い方が、全体のパフォーマンス向上に直結します。これによりチーム全体の士気も上がります。

忙しいマネージャーが新規事業を進めるためには、時間の使い方を見直すことが極めて重要です。業務整理や効率的な時間管理に取り組むことで、新たな価値を創出し、ビジネスの発展につなげましょう。

2. まずはここから！業務整理の4C（Cut, Convert, Combine, Create）で時間を生み出す

忙しいマネージャーが新規事業を推進するためには、業務を効果的に整理し、時間を創出することが絶対条件です。このプロセスで役立つのが4C（Cut, Convert, Combine, Create）のフレームワークです。それでは、各ステップについて詳しく見ていきましょう。

1. Cut（削減）

まずは自身の業務の中で「このタスクは本当に続ける必要があるのか？」と考えることが重要です。不要な業務を見直し、削減することで、貴重な時間を取り戻すことができます。具体的には以下の業務が該当します：

• 無駄な会議: 明確な目的を持たない定例の会議を見直し、必要な情報のみを効率的に共有するよう改善する。
• 形骸化した報告書: 実際には役立たない報告書の形式を簡素化し、重要な情報に焦点を当てた内容へと変える。

このような業務の見直しを行うことで、日常の業務効率が大幅に向上します。

2. Convert（移管）

次に、自分の手元にある業務を他の人に移管するチャンスを探しましょう。「これは本当に自分が行うべき業務なのか？」と自問することが必要です。専門家や他のチームに以下のような業務を委託するのが効果的です：

• 専門的な業務: より高い専門性を持つチームにタスクを振り分けることで、クオリティを維持しつつ効率を高めることができます。
• ルーチン業務: 定型的な業務を外部に委託すれば、自分の時間をより戦略的に活用できるようになります。

3. Combine（結合）

類似した業務を一つにまとめて行うことで、時間を節約することが可能です。具体例としては：

• 報告業務の統合: 数回に分けて作業していた異なる報告を一度にまとめて実施する。
• タスクの統合: 同じ種類の作業をまとめて処理することで、集中力を高め、業務の流れを効率化します。

このような工夫を施すことで、業務の重複を解消し、より集中できる環境を整えることができます。

4. Create（創出）

Cut・Convert・Combineによって生み出された時間を活用して、新しい仕組みや改善策を構築しましょう。このフェーズでのポイントは、新規事業の推進に向けた創造的な活動を促進することです。具体的には：

• マニュアル作成: 部下が業務をスムーズに行えるよう、明確なマニュアルを作成します。
• 業務の自動化: 定型的な業務を自動化する仕組みを取り入れることで、ヒューマンエラーを減少させることができます。

このように業務を整理し、時間を生み出すプロセスは新規事業の進展にとても効果的です。この方法を実践することで、より効率的で成果を上げるマネジメントを実現できるでしょう。

3. 新規事業に集中するための「デリゲーション」実践術――任せる勇気が成功のカギ

新規事業を推進するためには、マネージャー自身が持つタスクだけでなく、周囲のリソースを効果的に活用することが不可欠です。その中でも「デリゲーション」（業務の委譲）は、特に重要な要素となります。デリゲーションが成功すると、時間を生み出し、より価値のある業務に集中することができるのです。

デリゲーションの重要性

デリゲーションの利点は多岐にわたりますが、主なポイントには以下が挙げられます。

• 効率的な業務運営: 業務を適切に委譲することで、マネージャーは単純な作業から解放され、戦略的な業務に集中できます。
• 従業員の育成: チームメンバーに責任を与えることによって、彼らのスキルや能力を向上させることができ、結果としてチーム全体のパフォーマンスが高まります。
• 迅速な意思決定: 業務の一部を委譲することで、情報の流れがスムーズになり、迅速な意思決定が可能になります。

デリゲーションの実践手順

デリゲーションを効果的に行うためには、いくつかのステップがあります。

1. タスクの特定: どのタスクをデリゲートするかを選定します。こちらは、ルーチン業務や自分が直接関与しなくてもよい業務が理想です。

2. 適切な人材の選定: 各タスクに対して、適任なメンバーを選びます。彼らの能力や経験を考慮することが重要です。

3. 具体的な指示を出す: 業務の目的や期待される成果を明確にし、しっかりと指示を出しましょう。これによって、相手が何をどうするべきかを理解しやすくなります。

4. フォローアップを行う: 業務の進行状況を定期的に確認し、必要に応じてサポートを提供します。ただし、過度な干渉は避け、信頼しつつ見守る姿勢が大切です。

デリゲーションの心構え

デリゲーションを成功させるためには、マネージャー自身が次のような心構えを持つことが大切です。

• 完璧主義を手放す: 自分が行うよりも遅い結果や不完全な成果を受け入れる勇気が必要です。
• 失敗を恐れない: 部下が失敗から学ぶ機会を与えることも育成の一環です。失敗を恐れず、成長を促す姿勢を持ちましょう。

デリゲーションは、単に業務を他者に振ることではなく、組織全体の能力を最大限に引き出すための戦略です。忙しいマネージャーが新規事業に集中し、効果的に業務を進めるためには、デリゲーションの実践こそが成功の鍵となります。

4. 仕事の性質別タイムマネジメント――考える仕事と処理する仕事を分けて効率アップ

忙しいマネージャーが新規事業を進めるためには、業務の性質をふまえたタイムマネジメントが不可欠です。ここでは、「考える仕事」と「処理する仕事」を明確に分け、それぞれに適した効率的な進め方を考えてみましょう。

考える仕事の特性と時間の確保

考える仕事とは、クリエイティブなアイデアや戦略を練るための業務、たとえばプロジェクト提案書の作成やビジネスモデルの考案などです。これらの作業は特に集中力を要求し、最適な環境で取り組むことが求められます。

• 集中力が高まる時間帯を把握する: 自分が最も集中できる時間帯を特定することが、効率を上げる第一歩です。多くの人は、午前中の早い時間に最も高いパフォーマンスを発揮すると言われています。この貴重な時間を最大限に活用しましょう。

• タスクの整理と優先順位付け: どの業務が考える仕事に該当するのかを見極め、優先順位をつけて計画を立てます。また、タスクを小分けにし、短時間に集中して行うスタイルも有効です。

処理する仕事の効率的な進め方

対照的に、処理する仕事は日常の事務作業やコミュニケーション、資料作成など、ルーチンワークで比較的短時間で完了するタスクです。これに関しては、効率化と自動化がカギとなります。

• タスクをまとめて処理する: 同じカテゴリの業務を一度にこなすことで、時間を無駄にすることを防ぎましょう。たとえば、メールの返信や資料の整理をまとめて行うと、効率が向上します。

• 時間をブロックする: 処理する仕事専用に特定の時間を設け、その時間はその仕事に集中するスタイルも有益です。結果として、考える仕事と処理する仕事の時間を明確に分け、より効果的に業務を進めることができます。

仕事のバランスをとる

考える仕事と処理する仕事のバランスをとることは、全体の業務効率を向上させるうえで重要です。以下の方法を試してみてください。

1. 優先順位の設定: 各業務の重要度を見極め、緊急性だけでなく、重要性も考慮して優先順位をつけることが重要です。

2. ルーチンを作る: 毎日の業務にルーチンを取り入れることで、自然と効率的に仕事を進める環境を整えられます。

このように、業務の性質に応じたタイムマネジメントを実施することで、忙しいマネージャーでも新規事業に集中できる環境が整うでしょう。

5. チーム全体で時間を作る――組織のムダを発見して新規事業に振り向けよう

新規事業を成功に導くためには、個々の時間管理の重要性を理解するだけでなく、チーム全体の業務効率を高めることが不可欠です。本記事では、組織内に潜む無駄を洗い出し、それをいかにして新規事業の推進に活用するかについて考察します。

組織のムダを見つけ出すための視点

チームが共同で取り組む必要のある最も重要な課題は、日々の業務における無駄を抽出することです。ここでは、業務プロセスにおいて生じる可能性のある5つの無駄を紹介します。

• 過剰品質のムダ
  提出資料や報告書に過剰な手を加えることは、一見良い結果を生むように見えますが、実は大きな時間とリソースを浪費してしまいます。このような点を見直すことで、業務全体の効率とスピードを向上させることができます。

• 待ち時間のムダ
  上司の承認を待ったり、他の部門との調整に時間を要することは、速やかに解消すべき無駄です。時間の損失だけでなく、業務に対する焦りを招く要因ともなります。

• コミュニケーションのムダ
  不要に長い会議や過剰な情報共有は、しばしば逆効果となります。重要な情報を整理し、効率よく短時間でのミーティングを進めることで、貴重な時間を有効活用できます。

• 分業のムダ
  業務が過度に分業化されないようにすることが重要です。過度の分業はチーム内の連携を薄くし、結果的に効率を低下させます。全員がどのように貢献できるかを理解することで、役割の明確化が図れます。

• 工程のムダ
  同じ資料チェックが複数のメンバーによって行われると、重複作業が発生します。業務の流れを見直すことで、全体の負担を軽減することが求められます。

業務の「廃止」と「自動化」

組織内の無駄を特定した後は、その業務が本当に必要であるかの判断が重要です。不必要な業務は思い切って「廃止」し、チームの時間とリソースを保護することが求められます。また、定型業務については「自動化」を検討し、AIやRPAツールを使うことでヒューマンエラーを減少させ、大幅に時間を短縮することが可能になります。

タイムマネジメントのリーダーシップ

部門やチーム全体のタイムマネジメントは、リーダーが先導することが必要不可欠です。リーダー自身が業務改善に努めることで、メンバーにもその目的が伝わりやすくなります。また、リーダーはチーム内のコミュニケーションを円滑にし、業務の進捗を把握する責任も担います。これにより、メンバー全員が業務効率化に対する責任感を持つ環境を作ることができます。

このように、組織内の無駄を特定し改善することで、チーム全体が新規事業へ向けてより多くの時間を確保できるようになります。そのためには、全員の協力が不可欠です。「忙しいマネージャーが新規事業を進めるための時間術」を実現するためには、このアプローチが非常に効果的です。

まとめ

忙しいマネージャーが新規事業を推進するには、時間の使い方を見直し、業務を整理することが重要であることがわかりました。具体的には、4Cのフレームワークを活用して無駄な業務を削減し、他の人に任せられる仕事を見つけ出し、類似業務を結合することで時間を生み出すことができます。さらに、デリゲーションを実践し、考える仕事と処理する仕事を分けて効率的に進めることで、チーム全体の時間を最大限に活用できます。これらの取り組みを通じて、マネージャー自身がより新規事業に集中できるようになり、ビジネスの発展につなげていくことが期待できるでしょう。

よくある質問

新規事業が進まない理由はなぜですか?

マネージャーが日常業務に追われ、新規事業に十分な時間を割くことができていないことが大きな要因です。会議時間の無駄遣いや、優先順位の付け方が適切でないなど、時間の使い方に課題があるのが主な理由となっています。

業務を整理するための「4C」の手順を教えてください。

「4C」とは、Cut(削減)、Convert(移管)、Combine(結合)、Create(創出)の4つのステップです。まずは無駄な業務を削減し、次に自分で行う必要のない業務を他者に移管します。その上で類似業務を一つにまとめ、最後に生み出された時間を活用して新たな取り組みを生み出すのが「4C」の手順です。

デリゲーションを成功させるにはどうすればよいですか?

デリゲーションの成功には、適切なタスクの選定、部下の能力に応じた人材の選定、明確な指示の提示、そして適切なフォローアップが重要です。また、完璧主義を手放し、部下の失敗を恐れずに育成の機会として捉えることも肝心です。

考える仕事と処理する仕事の違いはどのようなものですか?

考える仕事は創造的な業務で集中力を必要とし、最適な時間帯に取り組むことが重要です。一方、処理する仕事はルーチンワークで比較的短時間で完了するため、効率化と自動化が鍵となります。これらのタスクを適切に管理し、バランスよく進めることが、全体の業務効率向上につながります。